Tartoznak egy számlával, mit csináljunk?

2012 december 5. | Szerző: Vállalkozásokosan

Előző bejegyzésünkben ismertettük, hogyan állítsunk ki és adjunk át egy számlát úgy, hogy se a számla, se az átadás, kézbesítés módja utólag ne legyen vitatható. Tehát biztosak vagyunk benne, hogy számlánk jó, és határidőn belül biztosan kézbesítettük. Jó esetben ilyenkor nincs más dolgunk, mint megvárni azt, hogy annak ellenértéke megérkezzen.

Ha észrevesszük, hogy egy számlánk fizetési határideje lejárt, és semmilyen reklamáció nem érkezett rá, akkor először e-mailban udvariasan hívjuk fel a vevő figyelmét, hogy bizonyára elkerülte a figyelmét a számla kiegyenlítése, és kérjük meg a számla rendezésére.
Természetesen senki nem akarja elriasztani a partnerét, tehát először udvariasan érdeklődjünk, hogy mikorra várható a kiegyenlítés. Ha nem történik meg a számla rendezése, a fizetési határidő lejárta után egy héttel küldjük ki az első fizetési felszólítást.

Nagyon fontos, hogy a fizetési emlékeztetőket, felszólításokat lássuk el sorszámmal!
Mindig ajánlottan, elsőbbségivel és tértivevényesen adjuk postára, és mindig maradjon belőle másolat számunkra. A tértivevény azért fontos, mert az minden kétséget kizáróan bizonyítja, hogy levelünket mikor vették át.
Előfordul, hogy egy vállalkozás valóban figyelmetlenségből elkeverte a számlánkat, vagy rossz helyre tette, és ezért maradt el a kifizetés. Az első fizetési felszólításra ezek a partnerek azonnal jelentkeznek, és biztosítanak minket a fizetésről.
Ha esetleg nem kapták meg a számlánkat, és erre való hivatkozással nem fizetnek, azonnal állítsunk ki hiteles számlamásolatot, és ajánlottan, elsőbbségivel, tértivevényesen küldjük el, és érdeklődjünk, hogy megkapták-e.
Ha egy vállalkozás nem tud határidőre fizetni, de tisztességes szándékai vannak, akkor már a fizetési határidő lejárta előtt szól, hogy türelmet kér.
Ezt adjuk is meg neki, de ne a végtelenségig, hiszen a későbbiekben minket az véd meg, hogy mindent megtettünk a követelésünk behajtása érdekében. Amennyiben az első fizetési felszólítás után sem történik pénzügyi rendezés, küldjük ki a második fizetési felszólítást, megjelölve benne, hogy ismételt fizetési felszólítás, és kérjük, hogy haladéktalanul intézkedjen a számla kiegyenlítéséről.
A továbbiakban ennek a vevőnek ne engedélyezzünk átutalásos fizetési módot, a készpénzes természetesen továbbra is megengedett. A nyilvántartásunkban rögzítsük, hogy már hány fizetési felszólítás ment ki, telefonon, e-mailon milyen ígéreteket kaptunk, és hogy ebből mi teljesült.
Ha mindezek ellenére nem történik meg a fizetés, akkor a harmadik fizetési felszólításban, már határozott hangnemben fel kell hívni az ügyfél figyelmét, hogy jogi útra tereljük az ügyet, és ennek minden költségét a vevőre fogjuk hárítani.

Ha a vevő jelentkezik, hogy most nincs pénze, de később lesz, és megmondja, hogy várhatóan mikor, ne engedjük csak így el, és várjunk a pénzünkre.
Foglaljuk írásba, hogy a tartozás átütemezésre kerül sor, ilyen és ilyen határidőben, és amennyiben ez nem történik meg, akkor milyen retorziók lépnek életbe, milyen biztosítékot tud felajánlani a vevő, milyen késedelmi kamatot kívánunk alkalmazni.
Ha folyamatos ügykezelés mellett a 30 napot eléri a fizetési késedelem, kezdeményezzük fizetési meghagyás kibocsátását. Amióta ezt közjegyzők is végezhetik, szerencsére lerövidült ennek átfutási ideje, nem kell hónapokat a bíróság döntésére várni. Ne feledjük: minél rövidebb idő telt el egy tartozás keletkezése óta, annál nagyobb az esély annak behajtására. Ezért ne hagyjuk, hogy nemfizető adósunk hitegessen minket, éljünk minél előbb a törvény által számunkra biztosított lehetőségekkel.
Igénybe vehetjük követeléskezelő cég szolgáltatását is, van közöttük olyan, aki csak a sikeresen behajtott tartozás után kér sikerdíjat. Mivel mi igyekszünk kesztyűs kézzel bánni a vevőinkkel, mert nem szeretnénk elveszíteni őket, a kívülállók határozottabban, de udvariasan fogják kezelni ügyünket. Ne feledjük azonban: bármilyen követelésünk csak akkor érvényesíthető, ha pontosak a nyilvántartásaink és rendben vannak a bizonylataink. Enélkül senki nem tud segíteni rajtunk, és futhatunk a pénzünk után.

 

Hogyan számlázzunk úgy, hogy azt ki is fizessék?

2012 december 3. | Szerző: Vállalkozásokosan

Előző bejegyzéseinkben leírtuk, lehetőleg milyen céggel ne kössünk üzletet, és azt is, ha valakivel megállapodunk, azt hogyan tegyük. Elvégeztük a munkát, leszállítottuk az árut, elérkezett a számla kiállításának az ideje. Ezt meg is tesszük, számlánkat elküldjük, és várjuk az ellenértéket, hogy megérkezzen. Ami sokszor rendben meg is érkezik, de sokszor nem. Ilyenkor gyakran előfordul, nem fizető partnerünk mindenféle utólagos kifogásokkal jön elő. A számla és a kapcsolódó dokumentumok helyes kiállításával, és kézbesítésével az utólagos kifogásoknak elejét tudjuk venni. Lássuk, hogyan.

Első, és egyik legfontosabb lépés a számla helyes kiállítása. A számla kötelező adattartalmát az Áfa Törvény határozza meg. (2007. évi CXXVII. Tv., Törvény az általános forgalmi adóról, 169 §).
A számla kiállításának idejéről a törvény azt mondja ki, annak a teljesítést követően, ha azonnal nem lehetséges, ésszerű határidőn belül kell megtörténnie. A gyakorlatban ez általában maximum a teljesítést követő 15. nap legyen, a számla mielőbbi kiállítása egyébként saját, jól felfogott érdekünk is. A helyesen kiállított számla mellé csatoljuk azokat a papírokat is, amelyek igazolják, hogy a teljesítés megtörtént.

Mik lehetnek ezek az igazolások?

A számlán kívül a

-teljesítési igazolás

-szerződés

-szállítólevél

A legfontosabb ezek között talán a teljesítési igazolás. A teljesítési igazolás aláírásával partnerünk elismeri, hogy a hozzá tartozó szerződés szerinti teljesítés rendben megtörtént, azaz pl. a megállapodásnak megfelelő minőségben és határidőre az általunk elvállalt munkát elvégeztük, és jogosultak vagyunk a számla kiállítására. A teljesítési igazoláson egyértelműen tüntessük fel, hogy mely gazdasági eseményhez kapcsolódik, a számla sorszámát, amelyhez tartozik, és ha az áru/szolgáltatás jellege olyan, a vevő ismerje el rajta, hogy az árut/ szolgáltatást a szerződésben foglaltaknak megfelelően megkapta, minőségi, mennyiségi kifogása nincs, a számla helyes, tartalmi, formai kifogása ellene nincs, a kiállított számlát ezért elismeri és befogadja.

Nagyon fontos, hogyan történik a számla, és a hozzá kapcsolódó papírok átadása. Ha ezt személyesen tesszük, tüntessük fel a számlán, hogy a vevő a számla egy példányát átvette, és az ellen kifogása nincs, ha teljesítési igazolást, szállítólevelet is átadunk, írjunk a papírokról egy átvételi elismervényt.

Ha a számlát, és a hozzá tartozó dokumentumokat postán küldjük el, azt minden esetben ajánlva, tértivevénnyel tegyük, és a számla feladásánál figyeljünk, hogy az időre odaérjen. Ügyeljünk arra, hogy vállalkozásunk adminisztrációja e téren is rendben legyen, a küldeményekről vezessünk postakönyvet, őrizzük meg a feladóvevényt és a tértivevényt is, hiszen egy esetleges nemfizetés esetén ezekkel tudjuk igazolni, hogy a számlát elküldtük. Ha az előírt határidőre számlánkat nem fizették ki, először írjunk egy udvarias, emlékeztető e-mailt, hogy számlánk rendben megérkezett-e, vagy esetleg valami más probléma van. Ha partnerünk ez után sem fizet, haladéktalanul tegyük meg a további, szükséges lépéseket. A következő részben elmondjuk, hogy mit.