Álmaink könyvelője

2013 január 9. | Szerző: Vállalkozásokosan

Álmaink könyvelője hasonló lehet az oly sok hölgy által keresett fehér lovon érkező herceghez, akit mindenki keres, állítólag létezik is, bár eddig nem sokan találták meg. Hasonló lehet a helyzet egy tökéletes könyvelővel is. Nyilván mindenki ilyet szeretne, azonban mégsem talál. Ami nem okvetlen az ő hibája, tökéletes könyvelő ugyanis nem létezik.

Napestig lehetne sorolni az elvárásokat, hogy értsen mindenhez, betéve tudja az összes törvényt, rendeletet, a lehetséges kiskapukat, lehetőleg gondolkozzon helyettünk, természetesen legyen elérhető a nap 24 órájában, és így tovább. Ha már a tökéletes könyvelő nem létezik, ilyet nem találunk, olyat viszont választhatunk, akiről úgy gondoljuk, hogy nekünk ő lesz a legjobb, ő lehet a mi emberünk. Ehhez próbálunk most néhány támpontot adni.

Az első, és talán legfontosabb dolog: kérdezzünk rá, rendelkezik-e könyvelői felelősségbiztosítással. Ez azért kell, mert ha munkája során hibázik, egy bevallást rosszul, vagy késve nyújt be, akkor az adóhatóság elsődlegesen nem a könyvelőt, hanem a vállalkozást bünteti meg. Ha könyvelőnknek van felelősségbiztosítása, abból ki tudják fizetni nekünk az így okozott kárt. A másik nagyon fontos dolog: leendő könyvelőnk benne van-e a regisztrált mérlegképes könyvelők nyilvántartásában? Ha nincs, akkor nem jogosult önálló munkavégzésre.

Mielőtt megállapodnánk leendő könyvelőnkkel, szánjunk rá időt, mi is, ő is, hogy egy kicsit elbeszélgessünk. Mindenképp kérdezzük meg, hogy könyvelőnk jártas-e hasonló profilú vállalkozás könyvelésében, amit mi végzünk, lévén bizonyos tevékenységek könyvelése speciális ismereteket követel meg. Ha már működő vállalkozásunk van, szedjük össze, havonta kb. hány kimenő és bejövő számlánk, és milyen egyéb bizonylataink vannak, ezzel segítünk, hogy leendő könyvelőnk tudja, körülbelül havonta mennyi időbe telik majd neki cégünk könyvelése. Kérdezzünk rá a kapcsolattartás módjára is. Különösen bevallási időszakban nyilván nem várható el, hogy ha kétpercenként telefonálunk, minden egyes kérdésünkre 20 perces magyarázatot kapjunk, az azonban igen, hogy mikor alkalmas, könyvelőnk visszahívjon, vagy kérdéseinket e-mailban válaszolja meg. Kérdezzünk rá, van-e lehetőség havi 1-2 alkalommal személyes beszélgetésre, ahol elmagyarázza nekünk azokat a könyveléssel, adózással kapcsolatos fogalmakat, melyeket nem értünk, de szeretnénk velük tisztában lenni. Tapasztalataink szerint, aki élni kíván ezzel a lehetőséggel, az nagyon szokott neki örülni, sok ügyfélnek ez növeli a biztonságérzetét, ha képbe kerül azokkal a dolgokkal, amik bizony érintik őt, viszont eddig nem tudta, hogy mi mit jelent, mi hogyan is működik a gyakorlatban.

Kérdezzük meg, van-e honlapja, blogja, vagy legalább egy rendszeresen frissülő facebook oldala. Ne feledjük, a könyvelés tipikusan olyan szakma, ami a folyamatosan változó törvényi szabályozás miatt állandó tanulással, a változások megismerésével jár. Ha leendő, vagy jelenlegi könyvelőnk a fontos, főleg ügyfeleit érintő változásokat rendszeresen közzéteszi, akkor valószínűsíthető, hogy naprakészen követi az aktuális változásokat, ha ezt nem teszi, feltételezhetjük, hogy nem követi őket, ami viszont nem jó jel. Emellett természetesen fontos, hogy emberileg is szimpatikus legyen, hiszen könyvelőt általában hosszú távra választunk, így nem mindegy, ki az, akivel a jövőben rendszeresen kapcsolatban állunk majd. Mivel a könyvelési díj egy rendszeres kiadás, nem mindegy, mennyit fizetünk ki rá havonta, azonban nem biztos, hogy helyes megközelítés, ha könyvelő választás során az ár az egyetlen döntő szempont. Mint általában, az olcsó esetleg itt is nagyon drága lehet.

Összefoglalva tehát, könyvelőnk legyen:
•  Könnyen elérhető
•  Naprakész
•  Rendelkezzen felelősségbiztosítással
•  Emberileg is szimpatikus

Ha úgy érezzük, a felsoroltak közül egy, vagy netán több hibádzik, talán érdemes elgondolkozni azon, nem kellene-e másik könyvelő után néznünk…

 

* Álmaink könyvelőjét ábrázoló fotó (kinek foglalkozása valóban könyvelő) az alábbi helyről származik:
http://aegipan.deviantart.com/art/Sexy-Accountant-Melissa-157141235

Fizetett mumusunk, a könyvelő

2012 november 5. | Szerző: Vállalkozásokosan

Sajnos sokan gondolják, hogy ez tényleg így is van, ahogy a címben leírtuk.

Ha pedig komolyan gondolják, akkor az nagy baj. Egyáltalán hogyan merülhet ez fel, miért fordulhat ez meg bárki fejében, hogy egy könyvelő ügyfelének rosszat akarna, esetleg direkt keresztbe akarna neki tenni? Úgy, hogy aki nem vállalkozó még, az biztosan hallott már egy-két történetet valakitől, akinek a szomszédja mesélte, hogy találkozott valakivel a fodrásznál, aki panaszkodott, milyen lelkiismeretlen, trehány könyvelője van. Aki vállalkozó, az pedig biztosan járt már úgy, hogy felhívta a könyvelőjét, hogy most azonnal mondja meg neki, X. kft a múlt hónapi számláját kifizette-e már. Vagy utánvéttel fel akart adni egy csomagot Egyiptomba, és a könyvelő azonnal mondja meg, hogy mennyi oda a postai díjszabás és hogyan kell az ottani vevőnek kiállítani a számlát. A könyvelő egyik kérdésre sem tudta a választ. Ez pedig felháborító, hiszen havonta (gondoljuk mi) nem kevés pénzt fizetünk neki, akkor igenis azonnal mindenre tudja a választ. Ne csak annyiban merüljön ki a munkája, hogy nyaggat minket, már megint nem kapta meg tőlünk az előző havi bankszámlakivonatot meg a költségszámlákat, illetve közölje, hogy már megint hány helyre és milyen sokat kell befizessünk.

Hát hogyan lehet, hogy mi fizetünk neki, ennek ellenére nem hogy nem segít nekünk, hanem állandóan mindenféléket követel tőlünk?

Nos: sajnos azért van, hogy bárki fejében ilyen megfordulhat, mert nincs tisztában azzal, pontosan mi is a könyvelő feladata, mit várhat el tőle, és bizony sok esetben ezt a könyvelők sem igyekeznek pontosan tisztázni, így a kialakuló esetleges félreértés bizony mindkét fél közös felelőssége. A könyvelő nem csodadoktor, nem mágus, nem két lábon járó lexikon, nem vállalkozásunk élő, a nap 24 órájában rendelkezésünkre álló „agytrösztje”, akinél cégünkről ott van minden információ és ezek bármelyikét egyetlen másodperc alatt elő tudja venni. A könyvelő elsődleges feladata az, hogy a különböző, vállalkozásunk működését szabályozó törvények által előírt nyilvántartásokat, adóbevallásokat elkészítse, és ezeket a hatóságok felé határidőre benyújtsa. Ennek a munkának pedig alapvetően nem része az, hogy részt vegyen a vállalkozás napi munkájában, figyelemmel kísérje a kiállított számlák sorsát, ő tárgyaljon vevőkkel, új partnerekkel.

Egy jó könyvelő természetesen ezekben a dolgokban is igyekszik segítséget nyújtani ügyfelének, de elsődleges feladata mégis az, -a bevallások elkészítésén és beküldésén túl- hogy a vállalkozás azon nyilvántartásai, amelyeket a hatóságok egy ellenőrzés során vizsgálhatnak, rendben legyenek. Márpedig ahhoz, hogy könyvelőnk munkáját rendben el tudja végezni, a mi segítségünkre is szüksége van. Hiszen a vállalkozás számláit, egyéb bizonylatait mi kezeljük, mi állítjuk ki, a különböző szerződések nálunk vannak, és ha ezeket könyvelőnknek nem, vagy csak késve adjuk oda, akkor könnyen előfordulhat, hogy egy bevallás késedelmes beküldése miatt cégünket megbüntetik, és ha a büntetést emiatt kapjuk, azért bizony könyvelőnket nem hibáztathatjuk.

Hogyan alakítható ki jó munkakapcsolat könyvelőnkkel?

Ha vállalkozást indítunk, és könyvelőt keresünk, esetleg elégedetlenek vagyunk jelenlegi könyvelőnkkel, és váltani szeretnénk, mielőtt megállapodunk vele, beszéljük meg pontosan, mi az, amit mi, mint ügyfél elvárunk, mi az, amit ő, mint könyvelő kér annak fejében, hogy elvárásainkat teljesíteni tudja. Ha ezeket a dolgokat az elején tisztázzuk, rengeteg későbbi félreértésnek vehetjük elejét, ha kölcsönösen betartjuk azt, amiben megállapodtunk, azzal könyvelőnket segítjük abban, hogy munkáját pontosan és határidőre el tudja végezni, ami nekünk is elemi érdekünk. Hiszen ne feledjük: könyvelőnk nem unalmában kér tőlünk mindenféle papírokat, hanem azért, hogy cégünk könyvelése, adminisztrációja rendben legyen, így ne különböző hatósági ellenőrzésekre kelljen járjunk, ne mindenféle kérelmek, adatszolgáltatások összeállításával foglalkozzunk, hanem azzal, ami a legfontosabb: cégünknek bevételt tudjunk szerezni.

Következő írásainkban foglalkozunk majd azzal, hogyan válasszunk könyvelőt, és mik azok a dolgok, amikben egy könyvelő még segítségére lehet megbízójának.