Előző bejegyzéseinkben leírtuk, lehetőleg milyen céggel ne kössünk üzletet, és azt is, ha valakivel megállapodunk, azt hogyan tegyük. Elvégeztük a munkát, leszállítottuk az árut, elérkezett a számla kiállításának az ideje. Ezt meg is tesszük, számlánkat elküldjük, és várjuk az ellenértéket, hogy megérkezzen. Ami sokszor rendben meg is érkezik, de sokszor nem. Ilyenkor gyakran előfordul, nem fizető partnerünk mindenféle utólagos kifogásokkal jön elő. A számla és a kapcsolódó dokumentumok helyes kiállításával, és kézbesítésével az utólagos kifogásoknak elejét tudjuk venni. Lássuk, hogyan.
Első, és egyik legfontosabb lépés a számla helyes kiállítása. A számla kötelező adattartalmát az Áfa Törvény határozza meg. (2007. évi CXXVII. Tv., Törvény az általános forgalmi adóról, 169 §).
A számla kiállításának idejéről a törvény azt mondja ki, annak a teljesítést követően, ha azonnal nem lehetséges, ésszerű határidőn belül kell megtörténnie. A gyakorlatban ez általában maximum a teljesítést követő 15. nap legyen, a számla mielőbbi kiállítása egyébként saját, jól felfogott érdekünk is. A helyesen kiállított számla mellé csatoljuk azokat a papírokat is, amelyek igazolják, hogy a teljesítés megtörtént.
A számlán kívül a
-teljesítési igazolás
-szerződés
-szállítólevél
A legfontosabb ezek között talán a teljesítési igazolás. A teljesítési igazolás aláírásával partnerünk elismeri, hogy a hozzá tartozó szerződés szerinti teljesítés rendben megtörtént, azaz pl. a megállapodásnak megfelelő minőségben és határidőre az általunk elvállalt munkát elvégeztük, és jogosultak vagyunk a számla kiállítására. A teljesítési igazoláson egyértelműen tüntessük fel, hogy mely gazdasági eseményhez kapcsolódik, a számla sorszámát, amelyhez tartozik, és ha az áru/szolgáltatás jellege olyan, a vevő ismerje el rajta, hogy az árut/ szolgáltatást a szerződésben foglaltaknak megfelelően megkapta, minőségi, mennyiségi kifogása nincs, a számla helyes, tartalmi, formai kifogása ellene nincs, a kiállított számlát ezért elismeri és befogadja.
Nagyon fontos, hogyan történik a számla, és a hozzá kapcsolódó papírok átadása. Ha ezt személyesen tesszük, tüntessük fel a számlán, hogy a vevő a számla egy példányát átvette, és az ellen kifogása nincs, ha teljesítési igazolást, szállítólevelet is átadunk, írjunk a papírokról egy átvételi elismervényt.
Ha a számlát, és a hozzá tartozó dokumentumokat postán küldjük el, azt minden esetben ajánlva, tértivevénnyel tegyük, és a számla feladásánál figyeljünk, hogy az időre odaérjen. Ügyeljünk arra, hogy vállalkozásunk adminisztrációja e téren is rendben legyen, a küldeményekről vezessünk postakönyvet, őrizzük meg a feladóvevényt és a tértivevényt is, hiszen egy esetleges nemfizetés esetén ezekkel tudjuk igazolni, hogy a számlát elküldtük. Ha az előírt határidőre számlánkat nem fizették ki, először írjunk egy udvarias, emlékeztető e-mailt, hogy számlánk rendben megérkezett-e, vagy esetleg valami más probléma van. Ha partnerünk ez után sem fizet, haladéktalanul tegyük meg a további, szükséges lépéseket. A következő részben elmondjuk, hogy mit.
